David Tharp raconte comment l’Assemblée annuelle 2020 de l’IAFP

Pour la première fois en 75 ans, l’Association internationale pour la protection alimentaire (IAFP) ne remplit pas les salles d’hôtel et de conférence d’une ville chanceuse avec près de 5 000 de ses membres qui assistent à ses réunions annuelles.

Étant donné que la pandémie de coronavirus se poursuit, l’assemblée annuelle 2020 de l’IAFP est en cours pratiquement, à partir d’aujourd’hui et jusqu’à mercredi.

Seulement deux fois depuis ses débuts en 1911, l’IAFP a sauté ses réunions annuelles, les deux fois pendant les jours sombres de la Seconde Guerre mondiale.  Depuis lors, les réunions annuelles de l’IAFP ont été reconnues comme la principale conférence sur la salubrité des aliments dans le monde.

Sans la pandémie, l’assemblée annuelle 2020 de l’IAFP aurait eu lieu en juillet à Cleveland.

Pour le personnel de l’IAAP basé à Des Moines, composé d’une douzaine de professionnels et de son conseil d’administration international, la pandémie a bouleversé leur année. L’assemblée annuelle de l’IAFP est, eh bien, compliquée avec de nombreuses pièces mobiles.

Fermer Cleveland et répondre aux besoins des professionnels de la sécurité alimentaire à travers le monde avec un événement virtuel de plusieurs jours n’a certainement pas été accompli du jour au lendemain,

Le directeur exécutif de l’IAFP depuis 1997 est David Tharp. Il s’est joint au personnel il y a 28 ans en tant que directeur des finances et de l’administration et a également été cadre intérimaire en 1995.    Il n’était pas du monde de la salubrité des aliments, mais d’un CPA qui pensait qu’il prendrait un été pour mettre de l’ordre dans la maison financière de l’IAFP avant de retourner à faire des impôts.

Il est resté et a produit 27 réunions annuelles dans les villes nord-américaines jusqu’au déménagement de cette année dans le World Wide Web.   La croissance des effectifs de l’IAFP est environ cinq fois supérieure à ce qu’elle était lorsqu’il a pris la relève, à plus de 4 500 aujourd’hui.

Aujourd’hui, c’est aussi une véritable organisation internationale avec une conférence européenne ajoutée en 2005 avec des La Chine, Dubaï, l’Amérique latine et la région Asie-Pacifique avec des membres actifs qui s’étendent dans le monde entier.

Tharp s’est également assis virtuellement avec Nouvelles sur la salubrité des aliments (FSN) pour nous dire comment les décisions ont été prises pour faire de la première réalité de réunion annuelle virtuelle de l’IAFP avec toute l’action qui commence aujourd’hui.

(FSN) — Pourriez-vous retracer les étapes qui vous ont amenés à la décision où vous vous êtes engagé à produire cette toute première réunion annuelle virtuelle de l’IAFP?

(Tharp) — Oui, tout a commencé en février lorsque le Comité de programme et le Conseil exécutif de l’IAFP se sont réunis à Cleveland. Il y avait des nouvelles sur un virus qui se propageait rapidement dans le monde entier.

À la mi-mars, il était clair que le Conseil d’administration de l’IAFP ne se réunirait pas en personne pour sa réunion du Conseil d’administration d’avril, et tous les signes indiquaient une longue période d’interdictions de voyager et de distanciation sociale.

Nous avons immédiatement entamé des discussions sur des plans alternatifs pour l’IAFP 2020 et nous avons fixé le 1er mai comme date à prendre. Après avoir pesé les choix, nous avons décidé de reporter l’assemblée annuelle à octobre, en espérant que les taux d’infection de COVID-19 seraient en baisse, et nous pourrions tenir une assemblée annuelle modifiée.

Au fur et à mesure que le temps avançait, les taux d’infection n’ont pas diminué, les déplacements sont devenus plus restrictifs et il est devenu évident qu’il ne serait pas possible de tenir une assemblée annuelle en personne en octobre.

En août, nous avons annoncé notre intention d’organiser une assemblée annuelle virtuelle de l’IAFP 2020.

(FSN) Quelle différence était la planification d’un événement virtuel que de simplement réunir les gens en personne?

(Tharp) — Il semble tellement plus facile de mener une réunion virtuelle, mais il s’avère être un projet beaucoup plus compliqué. La planification d’une réunion virtuelle est tout à fait différente de la préparation de l’assemblée annuelle standard en personne.

Dans notre cas, nous avons dû commencer dès le début pour établir une plate-forme virtuelle à utiliser. Comme nous avions déjà plus de 100 sessions acceptées, nous avons dû contacter chaque organisateur de session pour confirmer s’ils allaient convertir leur session en session virtuelle ou s’ils voulaient retirer la session. Il y a eu près de 1 000 présentations d’affiches où la même confirmation devait avoir lieu. Garder une trace de qui était dans, qui était sorti, qui serait pré-enregistrement, et qui présenterait en direct est devenu tout à fait la tâche.

Puis il y a eu l’élément de rencontre des exposants et des sponsors. Encore une fois, chacun a dû être contacté pour déterminer leur volonté de soutenir la réunion virtuelle. Enfin, un bon nombre de personnes s’étaient déjà inscrites et payées pour l’assemblée annuelle en personne, de sorte qu’elles ont toutes dû être contactées pour déterminer si elles voulaient convertir leur inscription à la réunion virtuelle.

Une fois les conversions effectuées, les détails de la façon dont les présentations allaient avoir lieu devaient être déterminés en même temps que la communication de ces instructions. Il en a été de même pour les exposants. Un calendrier pour chaque jour a été conçu et notre contenu typique de réunion était en forme dans l’horaire de trois jours. Les réunions du Comité et du Groupe de perfectionnement professionnel (PDG) devaient être prévues avant l’assemblée annuelle virtuelle. Les présentations de prix et le contenu de la session générale ont été préenregistrés afin d’éviter les problèmes d’Internet et de panne d’électricité. Et toutes les affiches et présentations techniques, ainsi que les colloques, ont dû être enregistrées et téléchargées. Communication, communication, communication – c’était essentiel pour tenir tout le monde au courant et informé.

(FSN) — D’après les apparences du programme, il s’agit d’une autre grande production d’IAFP bourrée d’action. Avez-vous décidé que passer virtuellement ne signifiait pas retenir quoi que ce soit ou est-ce que ça a marché comme ça ?

(Tharp) —La décision a été prise de tenir compte de toute présentation qui a été acceptée pour l’assemblée annuelle en personne au sein de l’assemblée annuelle virtuelle. Il s’est avéré que nous avons environ 85 p. 100 de notre contenu normal de l’assemblée annuelle qui est livré pratiquement cette année. Les gens ont été très conciliants en travaillant ensemble pour donner vie à l’assemblée annuelle de cette année. Les exposants et les commanditaires se sont mobilisés, nos membres et nos présentateurs se sont mobilisés, le conseil d’administration a été très favorable et les membres du personnel de l’IAFP ont tous travaillé ensemble pour faire de cette assemblée annuelle un succès.

Rien ne peut remplacer l’expérience « n personne » de voir et de converser avec des amis et des collègues, mais quand il n’est pas possible de se rencontrer en personne, nous devons nous contenter de cette option virtuelle. Nous espérons être en mesure d’accueillir tout le monde à Phoenix en juillet prochain pour l’IAFP 2021… d’ici là, prenez soin et soyez en sécurité!

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