Les factures en souffrance, les paiements de 90 jours, la gestion des flux de trésorerie – maintenir les nombreux aspects d’une entreprise est la clé de la gestion d’une entreprise prospère dans le secteur des aliments et des boissons.

Maintenir l’ordre financier peut être une tâche lourde, surtout lorsque l’on chasse les retards de paiement, et en essayant de garder le dessus sur les propres dépenses d’une entreprise.

Eric Maisonhaute est directeur des solutions de comptes clients chez Esker Australia, une société qui propose des solutions cloud pour numériser et automatiser les processus de commande à cash et d’achat à payer. Il est bien conscient des pièges et des tensions qui peuvent être mis sur les entreprises comme ils essaient de garder une longueur d’avance sur le jeu quand il s’agit d’équilibrer les livres.

Le portefeuille de solutions de comptes clients Cloud d’Esker peut rationaliser les processus pour faciliter la compréhension et la compléter des collections. Quel genre de fonctionnalités offre-t-il?

« Il existe une solution qui automatise la livraison des factures des clients, la preuve de livraison, etc. », a déclaré M. Maisonhaute. « l automatise la livraison de documents à partir de n’importe quel système ERP dans n’importe quel format via n’importe quel canal. Cela inclut l’impression des factures à livrer par courrier postal, grâce à notre imprimerie locale. Il peut également mettre en forme un document selon le mode de réception préféré par le client final, c’est-à-dire papier, fax, e-mail, e-facturation électronique, EDI, etc.

« Bien sûr, il est essentiel de livrer des factures. En règle générale, les factures doivent être traitées par le client final. Esker peut vous aider dans ce processus avec sa solution d’automatisation comptes à payer. Elle est suivie par le processus de paiement par le client. Du côté des fournisseurs, il est essentiel de 100 millions d’euros de collecte de liquidités et de rapprochement des liquidités. Cela rendrait le processus simple et efficace si ce n’est pour les remises, les différends et les réclamations. C’est pourquoi Esker propose différentes solutions pour aborder les différents aspects du processus AR.

En ce qui concerne le processus de collecte, Esker offre une solution complète de gestion des collections. Il assiste toutes les étapes du processus de recouvrement et automatise les relevés de comptes d’envoi ou les rappels de relevés.

« Vous pouvez facilement segmenter vos clients et avoir des stratégies de collecte différentes pour différents groupes de clients », a déclaré Maisonhaute. « Nous savons que vous avez vos bons payeurs en temps opportun, mais vous pourriez aussi avoir des payeurs lents, de mauvais payeurs et ainsi de suite. Vous voudrez peut-être adopter différentes stratégies de collecte.

« Vec cette solution, vous pouvez configurer vos propres règles, par exemple lorsque les rappels de paiement seront envoyés par courriel aux clients ayant des factures en retard.

Sur la base de ces règles, la solution crée une liste de tâches personnalisée pour chaque agent ar ou collecteur. Ainsi, chaque jour, les collectionneurs peuvent concentrer leurs activités sur l’engagement avec les clients et discuter des questions de paiement, des raisons pour les paiements en retard ou en retard, négocier des plans de paiement, etc.

Cette automatisation a permis d’économiser deux à trois heures par semaine pour l’équipe AR de l’un des clients d’Esker, la plus grande société australienne de location de grues basée à WA.

« Ce qu’ils aiment, c’est qu’ils obtiennent maintenant toutes les réponses des clients centralisés en un seul endroit et qu’ils n’ont pas à définir des rappels dans le calendrier, il apparaît désormais automatiquement dans leur liste de choses à faire », a déclaré Maisonhaute.

« La solution comprend également des outils de collaboration interne pour créer des tâches et collaborer en interne avec d’autres ministères. Par exemple, un client peut demander une preuve de dossier de livraison ou demander un rabais. Cela signifie qu’elle accélère le processus de réponse et d’aide aux clients et, comme pour notre client Temperature Equipment Corp., résoudre le différend 88 pour cent plus rapidement.

La solution comprend une capacité de libre-service. Cela permet aux clients d’une entreprise d’interagir avec la même solution en mode libre-service. Lorsque le client reçoit son relevé de compte ou un rappel de paiement, l’agent des comptes à payer peut cliquer sur un lien dans l’e-mail qui l’emmène vers le portail client. Cela permet aux clients de devenir autonomes, car ils peuvent aller accéder à leurs factures, télécharger leurs relevés en ligne sous forme de pdf, et peut interroger tous les problèmes avec une facture.

« Ils ont accès à toutes leurs factures et relevés de comptes en ligne », a déclaré M. Maisonhaute. « ls peuvent ensuite sélectionner les factures et payer en ligne et ils peuvent également organiser un paiement par carte de crédit ou virement bancaire. Cela aide les entreprises à collecter leur argent de différentes façons et à aider vos clients à payer plus rapidement en offrant des capacités de paiement en ligne. LinPepCo, un franchisé de Pepsi-Cola, a réussi à obtenir 69 pour cent de ses clients sur AutoPay avec notre solution, où les factures sont automatiquement payées à la date d’échéance.

« Pour les clients qui continuent de vous payer directement à partir de leur compte bancaire, leur processus de transfert eft et ainsi de suite », at-il dit. « C’est là que notre solution d’application en espèces contribue au rapprochement de ces paiements. Vous avez les paiements entrant dans votre compte bancaire, donc nous ingérer le relevé bancaire d’abord pour comprendre quels paiements vous avez reçus.

D’autre part, vous avez peut-être reçu un avis de remise de fonds, de sorte que la solution peut le traiter en extrayant les données du document.

« Habituellement, nous avons votre liste de factures et de crédits ouverts. Entre ces trois documents – le relevé bancaire, les conseils de transfert de fonds et les factures et crédits ouverts – la logique de l’IA d’Esker détermine automatiquement quelles factures ont été payées et quels montants », a déclaré M. Maisonhaute. « ela supprime les tâches manuelles d’attribution des paiements dans l’ERP. Il automatise clairement le processus d’allocation de trésorerie et votre équipe peut se concentrer sur les exceptions.

Maisonhaute a déclaré que la solution est intuitive et fournit des tableaux de bord. Il existe plusieurs tableaux de bord qui fournissent des informations en temps réel sur l’état des clients, des divisions ou des entreprises, les soldes vieillissants, les indicateurs de performance KP tels que le DSO et le CEI. Ces mesures sont essentielles pour mesurer l’efficacité du processus de collecte et la productivité des collecteurs.

Cela a aidé notre client Wine Warehouse à se fixer des objectifs et à suivre facilement la façon dont ils ont été en mesure d’augmenter le CEI à 80 pour cent et d’augmenter le montant d’argent recueilli de 45 pour cent sur une seule année.

« Lorsque vous vous connectez à notre solution de gestion des collections, vous accédez à un tableau de bord avec votre liste de tâches pour la journée – quels appels vous devez faire, etc. », a-t-il dit. « Peut-être que votre gestionnaire de crédit a décidé, par exemple, que vous devez suivre les factures de plus de 90 jours, ou les factures qui sont fermées ou qui sont essentielles pour recevoir un paiement. Ce sera organisé dans la liste des tâches. Vous n’avez pas à perdre de temps à prioriser et à décider ce qu’ils ont à faire, ce qui est généralement le cas lorsque vous n’avez pas de solution d’automatisation.

La mise en place de la solution ne prend que quelques semaines. Les consultants Esker travaillent avec l’équipe AR tout au long du processus. Et une fois qu’il sera opérationnel, les économies de temps et la facilité d’utilisation seront perceptibles à la ligne de fond d’une entreprise, selon Maisonhaute. La satisfaction au travail au niveau de l’équipe AR augmente également à mesure que la plupart des tâches fastidieuses ont été automatisées.

« Nous commençons généralement par un coup d’envoi avec l’équipe qui met en place le projet et une ligne temporelle des tâches », a-t-il dit. « Ensuite, nous dirigeons les activités de mise en œuvre. Il est important de noter qu’au début, l’équipe informatique doit être impliquée pour l’intégration des données avec l’ERP. Ensuite, les équipes d’affaires et les équipes opérationnelles sont impliquées pour valider les configurations. Ensuite, il y a une phase de test, et la formation des utilisateurs finaux, et enfin la planification du passage à la production et de la mise en ligne. »

Esker propose un modèle de tarification d’abonnement simple pour ses solutions. Pour la gestion des collections, les frais d’abonnement sont basés sur le nombre de transactions et de factures. Pour l’application en espèces, les frais d’abonnement sont basés sur le nombre de paiements. Esker prend également la sécurité de ses clients très au sérieux.

« De plus, le service de sauvegarde est inclus », a-t-il dit. « Toutes nos solutions sont dans le cloud. Chaque année, Esker doit renouveler ses différentes certifications. Nous avons de grands clients dans diverses industries exécutant nos solutions cloud. Nous avons un chef de la sécurité et de la confidentialité des données – nous le prenons très au sérieux.

Les frais d’abonnement comprennent également le support technique et il est livré avec un programme d’expérience client.

« ous avons un programme appelé Première Année @ Esker. Ce programme est comme un coach de remise en forme personnel pour vos processus AR et les équipes AR. Dès que nos clients sont en direct, nous les suivons et avons des interactions régulières avec eux avec des appels et des sessions de formation ad hoc tout au long de l’année pour s’assurer que les utilisateurs peuvent exploiter pleinement la capacité de la solution et que l’entreprise réalise le plus haut retour sur investissement », a déclaré Maisonhaute. « Nous coachons les utilisateurs finaux et fournissons les meilleures pratiques pour apporter un changement de processus durable et efficace. Nous voulons que l’expérience utilisateur avec notre solution soit fantastique, et c’est pourquoi nous avons un tel niveau de satisfaction de la part des utilisateurs finaux et un niveau très élevé de rétention des clients. »

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