Woolworths dispose d’un ensemble de directives de mise en œuvre des messages (MIG) qui définissent comment les fournisseurs doivent commercer électroniquement avec eux via EDI (échange de données informatisé).
Ces lignes directrices décrivent les types de documents ou de messages à utiliser, par exemple, les bons de commande, les réponses aux bons de commande, les modifications de bons de commande, les avis d’expédition avancés et les factures, ainsi que le moment de les utiliser, c’est-à-dire qu’ils ne sont utilisés que si vous fournissez directement au magasin ou à un centre de distribution, ainsi que la structure et les règles commerciales de chaque message.
Avec de plus en plus de fournisseurs choisissant l’EDI pour commercer avec Woolworths par voie électronique, l’intégration des fournisseurs à l’EDI avec les ressources existantes et la garantie que les documents EDI des fournisseurs sont construits conformément aux MIG ont représenté un défi pour l’équipe eBusiness de Woolworths.
Derong Yu, responsable du commerce électronique chez Woolworths, a déclaré: « Pour soutenir nos fournisseurs, nous émettions des commandes d’achat test et les envoyions aux fournisseurs. Les fournisseurs devraient renvoyer des messages, comme une réponse au bon de commande ou une facture pour validation.
« Si les messages échouaient, nous les vérifiions et fournissions des commentaires spécifiques aux fournisseurs. Les fournisseurs devraient alors apporter des modifications de leur côté et le tester à nouveau – cela impliquait beaucoup de va-et-vient et pouvait prendre des semaines, voire des mois, pour terminer les tests d’accréditation EDI de bout en bout.
GS1 Australia est un partenaire de longue date de Woolworths Group et travaille en étroite collaboration avec l’équipe eBusiness de Woolworths. GS1 Australia s’est associé à MessageXchange et Colladium pour développer un service électronique de certification EDI et d’autotest (EDI Certify). Woolworths était désireux d’adopter cela.
« Nous faisons confiance à GS1 et nous savons qu’ils s’associeraient au bon fournisseur pour obtenir cette solution », a déclaré Yu.
« Nous avons vu cela comme un moyen d’améliorer l’expérience d’intégration EDI de nos fournisseurs et d’apporter une réelle efficacité à notre processus d’accréditation EDI. »
Les équipes de chaque organisation ont travaillé ensemble pour déterminer un processus rationalisé pour les fournisseurs et concevoir la solution EDI Certifiify en conséquence.
Cela était basé sur les documents EDI actuels échangés et les exigences commerciales de la collaboration avec Woolworths, y compris de nombreux scénarios tels que l’acceptation, le rejet ou la modification des commandes, l’expédition totale ou partielle des commandes, la facturation et la vérification des étiquettes logistiques.
Les équipes de MessageXchange et de Colladium ont configuré le système de certification EDI pour guider les fournisseurs tout au long du processus d’autocertification EDI de Woolworths.
Permettre aux fournisseurs de générer une commande avec des détails spécifiques au fournisseur tels que le numéro de fournisseur et les produits, ainsi que de valider les messages sortants des fournisseurs pour les scénarios requis de Woolworths avec des commentaires en temps réel est une caractéristique clé. Plus important encore, les processus simulaient des scénarios réels.
Woolworths a également ajouté d’autres documents, y compris des directives d’étiquetage, afin que les fournisseurs disposent de toutes les informations dont ils ont besoin, dans leur contexte et au moment où ils en ont besoin.
Avec le nouveau service EDI Certify, les fournisseurs sont désormais en mesure de générer des bons de commande EDI en fonction des informations qu’ils saisissent, de tester eux-mêmes leurs messages à Woolworths à tout moment pour identifier tous les problèmes à l’avance. Une fois les problèmes résolus, ils peuvent retester les messages sans compter sur l’équipe eBusiness de Woolworths.
« L’autocertification EDI nous donne l’assurance que les fournisseurs sont prêts lorsque vient le temps des tests d’accréditation EDI de bout en bout et de l’intégration à nos systèmes en direct », a déclaré Yu.
« Nous avons constaté que la qualité des messages EDI pendant les tests de bout en bout est maintenant bien meilleure et que le processus de test d’accréditation EDI se déroule sans heurts. »
