Dans la quatrième partie de cette série en quatre parties avec SafetyChain Software, Soya75 examine comment les entreprises et les vérificateurs devraient travailler ensemble pour réaliser une vérification à distance plus efficace.
Dans une industrie qui s’appuie toujours sur des dossiers papier et des affaires en personne, la navigation COVIDE-19 a poussé plus d’entreprises alimentaires à adopter de nouveaux systèmes de travail. Ce mélange comprend des méthodes d’audit à distance. Leur utilisation a été limitée en raison des entreprises préférant des visites régulières sur place. Toutefois, afin de protéger la santé des employés et de maintenir les lignes de production, un plus grand nombre d’entreprises passent à la vérification à distance afin d’assurer des normes de salubrité et de qualité des aliments.
Des vérifications de documents aux entrevues avec les employés, les audits à distance suivent le même processus que les audits en personne, explique Shamonique Schrick, architecte des solutions FSQA pour SafetyChain Software. Qu’ils soient hébergés par téléphone ou par vidéo, la différence la plus importante est que les documents sont partagés à l’avance sur un portail numérique privé.
« Les entreprises qui tiennent des dossiers numériques peuvent transférer des fichiers sur le portail auquelle seul le vérificateur désigné a accès afin que tous les documents puissent demeurer confidentiels. Pour ceux qui tiennent des dossiers papier, des scans ou des photos de documents peuvent être téléchargé », a déclaré Schrick. « En dehors de cela, le processus de vérification et, surtout, la qualité de la vérification sont les mêmes. »
Travailler ensemble pour un processus plus efficace
À mesure que les vérifications à distance deviennent le processus de mise en marche accepté, M. Schrick affirme que l’entreprise et le vérificateur devraient être conscients qu’il s’agit d’une nouvelle façon de travailler pour les deux parties. Cliquez pour plus d’informations. Avec l’aimable autorisation de SafetyChain
« Si tout le monde se rend compte qu’il s’agit d’un processus nouveau et légèrement différent, cela aidera tout à aller un peu plus doucement et à réduire la pression pour qu’il soit parfait », ajoute M. Schrick. « Appelez-vous, il y a des humains des deux côtés qui traversent des moments difficiles ensemble en ce moment. »
Selon Brian Neal, directeur technique d’Eurofins Food Assurance, il existe quelques conseils que les entreprises et les auditeurs peuvent prendre pour réduire le stress et rendre le processus plus efficace et plus précis. Cliquez pour plus d’informations. Avec l’aimable autorisation de SafetyChainClick pour plus d’informations. Avec l’aimable autorisation de SafetyChain
Astuce #1 : Utilisez des webcams
À l’étape de la pré-planification, les entreprises et les vérificateurs devraient s’entendre sur la plate-forme qui sera utilisée pour accueillir l’audit. Neal conseille l’utilisation de webcams, en particulier pour les entrevues avec le personnel. Il est également utile d’obtenir des séquences vidéo de différents systèmes de surveillance qui feront partie de la vérification pour un examen adéquat
Conseil #2: Restez calme
« Un audit régulier sur place peut souvent se transformer en une situation de stress élevé parce qu’il se passe beaucoup de temps, et cela prend beaucoup de temps. Ce principe s’applique aux audits à distance – restez calme et travaillez avec le vérificateur », a déclaré Neal. « Pour tout ce que vous savez, les vérificateurs pourraient être stressés parce que c’est aussi une nouvelle façon de travailler pour eux. Ils essaient peut-être aussi de comprendre.
Astuce #3: Gardez les choses tranquilles
Si vous travaillez de la maison, garder un environnement calme sera plus difficile pour certaines personnes.
« Beaucoup d’entre nous travaillent de la maison en ce moment, donc nous avons des chiens en arrière-plan, des voitures qui roulent dans la rue ou des enfants qui crient en arrière-plan », a déclaré Neal. « l peut être difficile, mais faites de votre mieux pour entrer dans un environnement calme avec un minimum d’interruptions. »
Conseil #4 : Minimiser les perturbations
Dans le cadre des travaux de pré-planification, Neal recommande aux entreprises et aux vérificateurs de maintenir une communication ouverte sur la structure et le processus de la vérification à distance, afin que les deux parties sachent comment se préparer.
« C’est important pour que nous puissions passer à l’audit efficacement sans distractions inutiles », a-t-il dit. « S’il n’y a pas de confusion au sujet de ce qui est discuté, nous pouvons mieux comprendre tout le monde. »
Astuce #5 : Faites un essai routier
Le dernier conseil de Neal est de prendre le système pour un essai routier avec le vérificateur avant le début de la vérification réelle.
« Ela pourrait être quelque chose comme la veille de demander à toutes les personnes impliquées de sauter sur un appel et de s’assurer que la technologie fonctionne et que tout est opérationnel avant de traiter les uns avec les autres pendant huit heures. Dans l’ensemble, assurez-vous que tout le monde est à l’aise avec la technologie utilisée et essayez de mettre en œuvre des pratiques qui feront en sorte que les choses se passent aussi bien que possible. Et rappelez-vous, cela va exiger de la patience des deux côtés », a-t-il dit.
L’avenir de l’audit
Comme l’industrie voit de plus en plus d’entreprises adopter l’audit à distance, Neal et Schrick conviennent que cette façon de travailler n’est pas seulement une solution temporaire qui disparaîtra une fois qu’il est sûr de reprendre les méthodes de travail traditionnelles utilisées avant la pandémie. Le processus continuera d’apporter ses avantages uniques à l’industrie de la transformation des aliments et de l’améliorer.
« L’audit à distance est un outil qui aura une longévité dans notre industrie – il y aura beaucoup de bonnes choses qui en sortiront qui continueront d’ajouter de la valeur à l’avenir », a déclaré M. Schrick. « L’adaptation à nos défis actuels rendra l’industrie alimentaire meilleure et plus forte. »
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