Dans la première partie de cette série en quatre parties avec SafetyChain Software, Soya75 explore le rôle de l’audit à distance au cours de l’ère COVID-19.
Qu’est-ce qu’un audit à distance?
Une vérification à distance est effectuée partiellement ou entièrement hors site. Même pendant l’ère COVIDE avec des déplacements limités et un accès réduit pour l’inspection sur place, il couvre toujours tout ce qu’une vérification sur place fait, mais utilise la technologie pour renforcer le processus. Ce sera habituellement la même durée, et tout comme pour une vérification traditionnelle, vous devriez être prêt avec tout ce que vous devez mettre à la disposition du vérificateur.
Dans un article écrit par Thomas Burke, publié le mois dernier par Forbes emily Griep, directrice de la salubrité des aliments chez United Fresh, s’est dite confiante dans les audits à distance. Son enthousiasme a également été partagé par la grande majorité des intervenants de l’industrie alimentaire. « À la lumière du nouveau plan de sécurité alimentaire de la FDA, les producteurs et les clients devraient adopter de nouvelles approches en matière de vérification de la salubrité des aliments », a exhorté M. Griep.
L’article du magazine économique indique que M. Griep croit que « les vérifications virtuelles se poursuivront au-delà de la pandémie de COVIDE-19. L’amélioration de l’analyse des données et de la collecte d’informations examinera de plus en plus les moyens de prioriser les scénarios à haut risque pour les audits physiques tout en utilisant des audits virtuels afin d’accroître l’efficacité, de réduire l’impact environnemental et d’améliorer les moyens de subsistance.
L’importance d’un audit à distance
Pendant la pandémie de COVID-19, de nombreuses usines alimentaires ont dû interrompre ou reporter leurs calendriers de vérification par des tiers, ce qui augmente le risque pour leur entreprise et les consommateurs. La vérification à distance est maintenant utilisée par les entreprises qui veulent démontrer, par une vérification indépendante, qu’elles continuent de respecter les normes de salubrité des aliments.
Shamonique Schrick, architecte des solutions FSQA pour SafetyChain Software, déclare : « Alors que les entreprises alimentaires se tournent vers le maintien de leurs portes ouvertes tout en respectant la demande de production, l’audit doit continuer d’être une priorité. »
« L’audit, en général, est essentiel, mais surtout en cette période incertaine pour être en mesure de rassurer vos clients que les normes de qualité et de salubrité des aliments sont respectées », dit M. Schrick.
M. Schrick affirme que le report des vérifications pourrait, à tout le moins, entraîner un manque à gagner qui entraînerait la perte de clients et, tout au plus, un sérieux compromis sur la salubrité des aliments.
« Il y a également des risques d’échec des programmes en raison d’un manque de surveillance pendant cette période de stress élevé et de ressources limitées à mesure que la crise se poursuit. Il y a moins de ressources de gestion d’usine disponibles en raison des exigences sociales de distanciation qui aident à limiter l’exposition des employés sur les lignes de front dans vos installations », dit Schrick. « Bien que la salubrité des aliments soit toujours essentielle pour éviter de mettre des produits qui pourraient potentiellement rendre les gens malades, il est encore plus compliqué par de nombreuses personnes qui évitent d’aller à l’hôpital ou chez le médecin en raison des risques associés au virus. »
Audits à distance
Plutôt que de peser les risques d’un audit en personne ou de ne pas en avoir un, Brian Neal, directeur technique d’Eurofins Food Assurance, recommande aux entreprises de se pencher sur la participation à un audit à distance. Selon lui, les vérifications à distance suivent le même processus qu’une vérification en personne, effectuée par téléphone ou par vidéo.
« Les vérifications à distance sont traitées le plus étroitement possible par une vérification sur place », explique M. Neal. « Cela comprendra des entrevues avec les employés, un examen des dossiers et un examen de tous vos programmes et procédures. Toutes les étapes clés d’une vérification auront lieu, mais sans qu’un vérificateur se promène dans l’ensemble de l’établissement pour examiner les choses.
Lorsqu’il s’agit de partager les documents requis, les entreprises peuvent soit télécharger des copies numériques sur un portail partagé, soit télécharger des fichiers JPEG de documents imprimés. Seuls les utilisateurs autorisés pourront consulter les documents téléchargés pour maintenir la confidentialité.
« Les audits à distance ont le même flux qu’un audit sur place », ajoute-t-il. « Les mêmes documents, dossiers et procédures seront demandés, et les mêmes personnes seront interviewées comme si le vérificateur se tenait devant eux. C’est comme si le vérificateur était là sans être là.
S’adapter, ne pas faire de compromis
Un élément fondamental de l’audit pour les entreprises alimentaires est d’assurer à la chaîne d’approvisionnement que la production suit des normes strictes en matière de salubrité des aliments. Selon M. Schrick, passer à l’audit à distance est une adaptation à la conformité et non un compromis.
« L’audit à distance est là pour donner aux entreprises un nouvel œil sur leurs processus, ce qui est encore plus important à l’heure actuelle. Les entreprises examinent les mêmes processus tous les jours, ce qui peut potentiellement conduire à des oublis en raison desurtout à une époque où tout le monde est un peu plus distrait que d’habitude », explique Schrick. « La vérification à distance est un moyen efficace de s’assurer que les normes de salubrité et de certification des aliments sont respectées sans faire de compromis. »
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