Dans la troisième partie de cette série en quatre parties avec SafetyChain Software, Soya75 décrit les mesures cruciales que les entreprises devraient prendre pour se préparer à une vérification à distance.
À mesure que les nouvelles technologies et les nouvelles méthodes de travail font leur entrée dans l’industrie alimentaire, les entreprises ont la possibilité de s’éloigner des processus d’audit en personne traditionnels et de passer à une vérification à distance.
Selon Shamonique Schrick, architecte des solutions FSQA pour SafetyChain Software, les entreprises doivent traiter les audits à distance aussi sérieusement qu’elles le feraient pour un audit en personne, en investissant le même temps et la même préparation dans le processus. « La vérification à distance, a-t-elle dit, offre aux entreprises des solutions à long et à court terme pour s’assurer que les normes de salubrité et de qualité des aliments sont respectées sans exposer l’installation au risque potentiel qui pourrait découler d’une visite d’un vérificateur externe. »
« Mis à part les documents partagés numériquement et les audits effectués par téléphone ou sur les plateformes vidéo, le processus est essentiellement le même », a déclaré Brian Neal, directeur technique d’Eurofins Food Assurance. « Un audit à distance n’est pas un compromis », a-t-il souligné. « Du point de vue du vérificateur, ils continuent d’approuver quelque chose, alors il doit passer par le bon processus. »
Ci-dessous, Schrick et Neal décrivent cinq mesures cruciales que les entreprises devraient prendre lorsqu’elles se préparent à un audit à distance :
- Identifier le personnel clé
Les mêmes personnes qui ont appuyé les vérifications sur place doivent prendre les devants et rester disponibles pour une vérification à distance.
« Peu importe qu’ils continuent d’entrer au bureau ou s’ils travaillent à distance – ces personnes doivent être disponibles et impliquées dans le processus d’audit à distance comme elles le feraient lors d’une visite sur place », a déclaré M. Schrick. « Cela peut signifier les faire participer par vidéoconférence ou les avoir disponibles par téléphone, mais ils doivent savoir s’ils sont censés participer à la vérification et comment ils devraient participer. »
- Recueillir la documentation nécessaire auprès du vérificateur
La même documentation requise par les vérificateurs pour une visite sur place devrait également être remplie et envoyée à eux avant de procéder à une vérification à distance. Il devrait inclure toute entente de non-divulgation et même la politique du visiteur.
« Assurez-vous de toujours donner aux vérificateurs tout ce dont ils ont besoin à l’avance pour qu’ils sachent que vous suivez toujours vos procédures habituelles – nous voulons que cela reste aussi normal que possible », a expliqué M. Schrick.
- Vérifier les connexions Internet
Toute personne travaillant de la maison ou communiquant régulièrement avec les travailleurs à distance sait à quel point le Wi-Fi domestique peut parfois être difficile et peu fiable. Avant de procéder à un audit, M. Schrick a déclaré que les employés participants devraient travailler avec le service informatique de l’entreprise pour s’assurer que leurs connexions Internet peuvent soutenir l’audit pendant toute la durée convenue.
« Donnez-vous suffisamment de temps pour régler les problèmes que vous trouvez avant la vérification prévue, a-t-elle dit, et communiquez avec les vérificateurs au sujet d’un plan d’urgence en cas d’échec de la vérification afin que la vérification puisse toujours se dérouler aussi bien que possible. »
- Travailler avec l’équipe de vérification pour identifier les besoins
Deux choses sont critiques. La première étant la méthode de conférence. Est-ce que ça va être au téléphone ou à la vidé o ? Si la vidéo, quelle plate-forme prévoyez-vous d’utiliser? La deuxième consiste à travailler avec l’équipe de vérification pour comprendre comment le processus va fonctionner.
« Les vérificateurs doivent comprendre ce qui est nécessaire afin qu’ils puissent travailler avec l’entreprise pour tout mettre en place avant l’audit, de sorte que le moment venu, tout se passe aussi bien que possible », a déclaré Neal. « Communiquez avec votre équipe de vérification et toutes les autres personnes impliquées afin qu’elles sachent toutes comment le processus va fonctionner et régler les problèmes à l’avance. »
- Recueillir des documents à l’avance
L’une des différences les plus importantes entre une vérification à distance et sur place est que les fichiers sont partagés sur une plate-forme numérique plutôt que de rendre des copies physiques disponibles à l’installation. Pour les entreprises qui travaillent déjà avec des dossiers numériques, téléchargez des fichiers sur un portail partagé auquel seules leur équipe et le vérificateur désigné peuvent accéder. Pour les entreprises qui travaillent avec des dossiers papier, les documents doivent être numérisés ou photographiés et téléchargés sur la plate-forme numérique.
« Plus vous pouvez organiser de documentation numérique à l’avance, plus l’audit sera rapide et facile », a expliqué M. Neal. « Sachez quels documents vous avez besoin et commencez à travailler dès que vous le pouvez pour les numériser. Les entreprises doivent également partager toute modificationprogrammes et de surveillance depuis leur dernière vérification. Tout compiler est un grand avantage pour que les choses fonctionnent un peu plus vite pour tout le monde.
« Il est essentiel d’avoir cette information facilement accessible au vérificateur pour s’assurer que la vérification se déroule de façon transparente, a déclaré M. Neal. « Préparer autant que possible va être votre meilleur ami. »
(Pour vous inscrire à un abonnement gratuit à Soya75, cliquez ici.)
